Mejorar la infraestructura informática de una pyme consiste en saber qué tienes, decidir qué debe estar en la oficina y qué en la nube, controlar lo que cuesta y vigilar que todo siga funcionando. No hace falta una gran inversión para empezar: la mayoría de las mejoras salen de ordenar lo que ya existe. En este artículo te proponemos ocho pasos prácticos, de la auditoría inicial al plan de renovación.
Antes de empezar, dos conceptos. La infraestructura on-premise (local) es la que tu empresa posee y gestiona físicamente: un servidor en la oficina, la red o los equipos. La infraestructura cloud (en la nube) pertenece a un proveedor y pagas por usarla, como en AWS, Microsoft Azure o Google Cloud. Muchas empresas combinan ambas.
1. Haz inventario de lo que tienes
No se puede optimizar lo que no se conoce. Recoge en un único documento:
- Equipos, servidores, impresoras y dispositivos de red, con su antigüedad.
- Programas y servicios en la nube que pagáis, con su coste y su fecha de renovación.
- Cuentas de administrador y quién tiene las contraseñas.
- Proveedores: conexión a internet, alojamiento, dominio, mantenimiento.
- Dónde están los datos importantes y cómo se hacen las copias de seguridad.
Es habitual descubrir en este paso licencias que nadie usa, equipos sin actualizar y servicios que dependen de la cuenta personal de alguien que ya no está.
2. Decide qué va en la oficina y qué en la nube
La nube no es obligatoria ni siempre más barata, pero resuelve problemas muy comunes de las pymes: el servidor de la oficina que nadie sabe qué pasaría si falla, el acceso remoto complicado o las copias de seguridad que dependen de un disco. Algunos criterios para decidir:
- Nube: cuando necesitas acceso desde cualquier sitio, no quieres mantener hardware, la demanda varía o quieres una recuperación ante desastres más sencilla.
- Local: cuando hay equipos o programas que deben estar en la oficina, la conexión a internet es poco fiable o el uso es constante y previsible.
- Mixta: lo más habitual. Por ejemplo, correo y documentos en un servicio en la nube, y un equipo local para una máquina o un programa concreto.
Para muchas pymes, el primer paso hacia la nube no es mover servidores, sino pasar el correo, los documentos compartidos y las copias de seguridad a servicios gestionados.
3. Migra por fases y con plan de vuelta atrás
Si decides migrar, hazlo servicio a servicio: empieza por lo menos crítico, prueba que todo funciona con usuarios reales y deja preparado cómo volver atrás si algo falla. Planifica los cambios fuera del horario de más actividad y avisa al equipo de qué va a cambiar.
4. Controla el coste de la nube
La factura de cloud tiende a crecer si nadie la revisa. Los motivos más frecuentes son fáciles de corregir:
- Servidores dimensionados para un pico que nunca llega.
- Entornos de pruebas encendidos de forma permanente.
- Copias, discos y almacenamiento antiguos que nadie borra.
- Servicios contratados para un proyecto que ya terminó.
Configura alertas de presupuesto en tu proveedor y revisa la factura cada mes con alguien que entienda qué se está pagando.
5. Monitoriza en lugar de esperar a que falle
La monitorización te avisa antes de que el problema llegue al equipo: un disco que se llena, una copia de seguridad que no se ha completado, un certificado a punto de caducar o un servicio caído. Define qué se vigila, quién recibe los avisos y qué se hace con cada uno. Acompáñala de un calendario de actualizaciones para sistemas y programas.
6. Red, conexión y puestos de trabajo
Tres puntos que se suelen revisar poco y conviene comprobar:
- Conexión: si internet se cae, ¿puede seguir trabajando la empresa? Valora una conexión de respaldo si dependéis de la nube.
- Red: separa la wifi de invitados de la de la empresa y revisa la cobertura donde se trabaja.
- Equipos: estandariza modelos y configuración para que instalar, reparar o sustituir un equipo sea rápido.
7. Documenta para no depender de una persona
Deja por escrito cómo está montada la infraestructura, dónde están las copias, quién es cada proveedor y cómo se accede a cada sistema, con las credenciales guardadas en un gestor de contraseñas de la empresa. Es lo que permite que otra persona o empresa se haga cargo si hace falta.
8. Planifica la renovación
Con el inventario hecho, puedes prever cuándo toca renovar equipos, licencias y contratos, y repartir la inversión en el tiempo en lugar de afrontarla cuando algo se rompe. Encaja este plan dentro de tu estrategia de transformación digital.
La optimización va de la mano de la seguridad: copias que se pueden restaurar, accesos protegidos y un plan ante incidentes. Lo tratamos en las claves para una infraestructura IT robusta y segura. Y muchas tareas de mantenimiento, como avisos o informes, se pueden automatizar.
¿Quieres saber cómo está tu infraestructura?
En nuestro servicio de cloud e infraestructura diseñamos, migramos y gestionamos sistemas en la nube o mixtos, con copias de seguridad, monitorización y el coste bajo control. También trabajamos con tu proveedor de cloud o de hosting actual. Hablemos de tu caso: una primera llamada de 30 minutos, sin coste ni compromiso.